「勤怠管理システムって導入したほうがいい？」
「中小企業でも勤怠管理システムって必要？」
あらゆる企業にとって勤怠管理は必須と言えます。
従業員が何時間働いているのか、何日有給を取っているのかは、単に個別企業の問題ではないですよね。
日本で企業活動を行う以上、労働者の勤怠は正確に把握しなければ最悪訴訟にまで発展するでしょう。
ここでは東証一部上場企業で人事を9年経験した筆者が、勤怠管理やその方法までお伝えいたします。
ぜひ参考にしてみてください。
勤怠管理とは何?
勤怠管理とは、従業員の労働時間や労働日数を正確に把握するための管理作業を指します。
従業員が日々何時に出社と退社をしているか、有給休暇を何日取得し、遅刻や早退は何回何時間しているかを把握することは必須ですよね。
従業員が1人でもいれば勤怠管理は必要になります。
勤怠管理は必須(個別企業だけの問題ではない)
企業活動を行う上で勤怠管理は必須の作業です。
雇用されている従業員が、何時間残業をしているか、何日有給休暇を取得しているかなどについては、実は個別企業だけの問題ではありません。
遅刻や早退については企業個別の規定に基づいて減給やフレックス対応すれば済みますが、残業時間は労働法によって超えてはいけない時間が決められていますし、有給休暇も年間で取らなければいけない日数が定められています。
勤怠管理の不備や不正は法令違反に発展する
日本で企業活動を行うためには、日本の労働法を守る必要があります。
従業員の残業時間については厳密に割増率が定められていますし、有給休暇の最低取得日数も決まっていますよね。
勤怠管理を正確に行わず誤魔化すなどの不正を働いた場合、是正勧告や罰金刑を受けることがあります。
また未払い賃金などについて元従業員に訴訟を起こされることも日本中で起きています。
会社を守るためにも勤怠管理は必須と言えるでしょう。
勤怠管理の方法(勤怠管理システムは導入すべき)
勤怠管理の方法にはいくつかあります。
- 手書きの出勤簿
- Excel管理
- タイムカード
- 勤怠管理システム
それぞれ詳しく説明いたします。
勤怠管理の方法1.手書きの出勤簿
昔ながらのやり方で、手書きの出勤簿を今でも使っている企業もありますよね。
手書きの出勤簿ならばコストはほぼかかりませんが、最も手間がかかりますし、データに残らないため紛失や不正のリスクも高いです。
アルバイトではなく正社員を雇用している会社ならば、手書きの出勤簿はおすすめできません。
勤怠管理の方法2.Excel管理
小人数の企業ならばExcelで管理しているところも多いでしょう。
Excelソフトがあればコストはかかりませんし、手書きよりは紛失リスクなども低いです。
それでも変更は容易であり、計算の手間も必要となりますよね。
勤怠管理の方法3.タイムカード
ひと昔前までは勤怠管理としてタイムカードを導入している企業が一般的でした。
タイムカードを切るタイミングで出社と退社を記録し、データを社員が勝手に変更できない仕様が多いでしょう。
手書きやExcelよりも管理方法として優れていますが、導入や運用コストがかかるため、ある程度社員数がある企業でないと割高な管理費となるリスクがあります。
またテレワークの普及に合わせた新しい働き方に対応できないことも、大きなデメリットと言えますよね。
勤怠管理の方法4.勤怠管理システム
これから最も一般的となっていく勤怠管理方法として、勤怠管理システムの活用が挙げられるでしょう。
当然ながら手書きやExcelよりも正確かつ安全ですし、タイムカードよりも初期コストや運用コストも抑えられます。
クラウド型の勤怠管理システムが普及してきているため、テレワークという新しい働き方にも対応できますよね。
勤怠管理システムを整えることは、企業を守る役割に加えて、優秀な人材を引き付ける重要な競争力とも言えます。
まとめ
勤怠管理は企業活動にとって必須です。
不備や不正の場合は労働法に違反するリスクがあり、最悪のケースでは是正勧告や罰金刑、訴訟まで引き起こされてしまいますよね。
ある程度社員数のある企業では、昔ながらの手書き出勤簿やExcel管理ではなく、きちんとした勤怠管理システムを導入することが、新しい働き方を実現する上でも必須となっています。
